Reservas de grupo: registro, pago y llegada sin pasar por recepción
Un grupo de nueve amigos reserva en la web del hotel una casa para cinco, dos habitaciones individuales y una doble, con llegada un martes. Para el sistema es un grupo: una reserva principal y tres más vinculadas, con el mismo titular y las mismas fechas. Si hubiera llegado por Booking a través de nuestro channel manager, el recorrido sería el mismo. Lo que viene a continuación es lo que pasa cuando el hotel trabaja con OKmystay, contado paso a paso.
Minuto cero: la reserva se explica sola
En cuanto entra la reserva, el sistema hace tres cosas sin que nadie las pida:
- Crea el enlace de registro de viajeros de cada habitación, el que acaba en el Ministerio del Interior.
- Prepara el cobro de lo que queda por pagar, con las condiciones del hotel.
- Según esté configurado, se envía al titular el email, el WhatsApp y/o el SMS de bienvenida con su panel.
La reserva ya tiene todo lo necesario para que el titular la gestione él mismo. Recepción no ha hecho nada todavía.
El titular abre el panel de la reserva
Pasan un par de días. El titular, que habla otro idioma, abre el panel de su reserva desde su ordenador. Ve los datos de la reserva y, debajo, un bloque que dice «Los alojamientos de tu reserva» con cuatro filas, una por alojamiento.
Lo primero que hace es poner nombre a cada alojamiento: quién va a dormir en él («Ana», «Pablo», «María y Luis») y un teléfono, el de uno de ellos si son dos. Al lado de cada fila aparece un botón, Enviar por WhatsApp, que abre su WhatsApp con el mensaje ya escrito y el enlace de ese alojamiento. Con unos pocos mensajes, el reparto está hecho.
El titular pone nombre a cada alojamiento y se lo envía por WhatsApp a quien va a dormir en él.
El pago conjunto… o cada uno lo suyo
Al reservar se pagó la señal. Lo que queda, el titular lo puede pagar de una vez con Pagar todas las habitaciones, o dejar que cada habitación pague lo suyo desde su propio panel.
Mientras quede algo por pagar, el panel avisa de que el acceso sigue bloqueado.
Cada viajero, su registro, desde su móvil
María abre el enlace en su teléfono, en su idioma, y con el botón Compartir se lo pasa a Luis: los dos tienen el mismo panel y los dos podrán abrir la puerta. El panel les muestra su habitación y lo que les falta: el registro de viajeros. El formulario ya viene con el nombre de María puesto, el que el titular escribió al repartir. Ella rellena su documento, su fecha de nacimiento, su dirección…, Luis completa los suyos y confirman. El parte sale al Ministerio y vuelve aceptado sin que nadie de recepción lo haya visto.
Registro aceptado. En la demo el envío se simula: no llega al Ministerio.
El registro de viajeros llega con el nombre que escribió el titular.
Mientras tanto el titular hace lo suyo: completa el registro de su habitación e indica a qué hora llegan, a las seis de la tarde y no a las tres. El hotel ya sabe cuándo llega el grupo.
El martes a las seis
El grupo llega al hotel. No hay nadie esperando en recepción, y no hace falta que lo haya. Cada uno abre su panel, pulsa Abrir puerta y el portal se abre.
Ese botón no ha estado ahí desde el principio. Aparece cuando la habitación tiene el registro hecho, las normas del hotel aceptadas y el pago cobrado, y se acerca la hora de entrada. Hasta entonces, el panel dice qué falta. Nadie de recepción ha tenido que comprobarlo.
Con todo hecho, aparecen los botones para abrir la puerta y el portal.
En el panel de administración, la ficha del grupo muestra las cuatro reservas y lo cobrado en cada una, y el parte de entradas del día, la hora a la que llega cada habitación. Todo el trabajo lo han hecho ellos, desde su ordenador y sus teléfonos.
La ficha del grupo en el panel del hotel: cada alojamiento con su nombre y lo cobrado.
Lo que no ha pasado
Vale la pena enumerarlo, porque es donde está el ahorro. Nadie de recepción ha tenido que:
- Atender una llamada preguntando cómo se llega.
- Pedir por email los datos del pasaporte de nueve personas.
- Teclear esos datos en la plataforma del Ministerio.
- Recordarle a nadie que pague: la puerta no aparece hasta que está pagado.
- Esperar a las seis de la tarde a que llegara el grupo.
Cada una de esas tareas es un rato de alguien de recepción, y se repite con cada habitación del grupo.
Por qué funciona
El panel del huésped no es una página bonita con la reserva. Es el sitio desde el que el huésped hace cosas: registrarse, pagar, decir a qué hora llega, abrir la puerta. Y cuando la reserva es de varias habitaciones, el titular puede repartir ese panel entre los suyos, cada uno con su enlace y su nombre, sin que recepción tenga que crear nada.
Todo lo de arriba está en producción hoy. Si quieres verlo, pruébalo en nuestro Hotel OKMS Demo: reserva varias habitaciones con la tarjeta de prueba 4242 4242 4242 4242 (en la demo, el registro de viajeros no se envía al Ministerio). O contáctanos y te enseñamos la traza que deja un grupo desde que entra hasta que abre la puerta.